Assistant ou assistante de gestion administrative

Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Fonctions : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service

Autres appellations :

Secrétaire
Employé ou employée administratif
Agent de gestion administrative

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :

Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)

Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :

Région, département, structure intercommunale, commune
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité

Activités

techniques, spécifiques au métier :
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Planification et suivi
transverses :
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences ou connaissances souhaitées :

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Communication orale et écrite
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire

Conditions d'exercice :

Travail en bureau
Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement
Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres

Spécialisations :

En fonction du secteur d'activité du service d'affectation

Relations fonctionnelles :

Relations fréquentes avec le public
Travail en équipe au sein du service
Relations avec l'ensemble des services
Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service

Facteurs d'évolution du métier :

Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
Évolutions socio-économiques
- Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
Évolutions techniques et technologiques
- Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :

Métiers requérant des compétences proches :

Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :

Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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